【データスタジオ】レポートをメールで定期的に自動配信する方法

【データスタジオ】レポートをメールで定期的に自動配信する方法

以前のデータスタジオには、作成したレポートをメールで定期配信する機能がありませんでした。
たとえばクライアントから、週次のアクセスデータがほしいと要望を受けるケースがよくあるかと思いますが、今までのデータスタジオでは、毎回WEBレポートにアクセスし、PDFに出力したうえで、メールを送る必要がありました。

2019年のアップデートで、レポートをメールで定期的に自動配信する機能が追加されていますので、本記事ではその使い方を紹介していきたいと思います。

※データスタジオはデータポータルに名称変更されましたが、本記事ではユーザーがより親しみのある「データスタジオ」に統一して説明を進めます。

データスタジオレポートのメール配信を設定する

まずはレポートのメール配信をスケジューリングする方法です。
レポート画面右上の『時計マーク』をクリックします(下図参照)。

メール配信をスケジュール

ポップアップメニューが表示されるので、以下の手順に沿って設定します。

メールの配信設定
  1. 送信先のメールアドレスを入力します。複数の入力も可能です。
  2. メールの自動送信を開始する日時を設定します。繰り返し設定にも影響するので、毎月初に送信したい場合は1日、毎週初に送信したい場合は月曜日を選択します。
  3. 配信の頻度を選択します。開始日時に対応した、日次・週次・月次の頻度から選択できます。

最後に右下の『スケジュールを設定』ボタンを押して設定完了です。

メールで送られるデータスタジオレポートのサンプル

設定した日時に、以下のようなレポートメールが届きます。
ここからPDFでのダウンロードも可能です。

メールで配信されるレポートのさん売る

データスタジオレポートの配信日時や頻度を変更する

レポートを開き、メール配信設定の画面へ戻ると、右下のボタンが『スケジュールを編集』に変わっています。
ここから送信先のアドレス・配信日時・配信頻度を変更することができます。

メール配信のスケジュールを変更

データスタジオレポートのメール配信を停止する

配信を停止するには、レポートを開き、メール配信の設定画面右上の『︙』を押します。
『スケジュールを削除』メニューが表示されるので、ここから配信を停止します。

メール配信のスケジュールを削除

本記事のまとめ

今回はデータスタジオで作成したレポートを、クライアントや関係者へメールで『定期的に自動配信する方法』を紹介しました。

データスタジオのようなBIツールが登場する時代ですが、レポートを「紙で欲しい」や「メールで送って欲しい」という声をよく耳にします。

関係各所へ現状を正確に共有するために、メール自動配信の機能を有効活用してみてはいかがでしょうか?

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