【データスタジオ】レポートをPDF出力しダウンロードする方法

【データスタジオ】レポートをPDF出力しダウンロードする方法

以前のデータスタジオには、作成したレポートをPDFでダウンロードする機能がありませんでした。
筆者もそうでしたが、レポートを提出する社内外の報告相手からは、紙ベースもしくはメール添付できるPDF形式での提出を求められるケースが多く、データスタジオの利用が難しい場合がありました。

2018年のアップデートで、データスタジオのレポートをPDF出力し、ダウンロードする機能が追加されていますので、本記事ではその使い方を解説していきたいと思います。

※データスタジオはデータポータルに名称変更されましたが、本記事ではユーザーがより親しみのある「データスタジオ」に統一して説明を進めます。

レポートをPDFでダウンロードする

これは最もベーシックな利用方法で、ペライチのレポートをPDF出力しダウンロードする方法です。

まず、レポート画面右上のダウンロードボタンをクリックします(下図参照)。

データスタジオ - レポート画面のダウンロードボタン

ポップアップメニューが出てくるので、ダウンロードボタンをクリックします(下図参照)。

データスタジオ - 単数ページの場合のダウンロード画面

あとはブラウザの指示に従い、ダウンロードを完了させましょう。

ダウンロードするページを指定する

レポートが複数ページある場合、指定したページのみをダウンロードすることも可能です。
たとえばレポート内の1ページのみをダウンロードしたい場合などに使える機能です。

複数ページあるレポートでダウンロードボタンをクリックすると、「ページを選択」という項目が表示され、PDF出力するページを選択できます(下図参照)。

データスタジオ - 複数ページあるレポートのダウンロード画面

ページ名をドラッグして、ページの並び順を変更することもできます(下図参照)。

データスタジオ - ドラッグでページ順番を並び替え

その他のオプションについて

この他、以下のオプションが用意されています。

データスタジオ - その他のオプション

レポートの背景色を無色にする

「カスタムの背景色を無視する」にチェックを入れます。
レポートの背景を色付けしている場合、PDFデータ上は無色にすることができます。

WEBレポートへのリンクを追加する

「レポートに戻るリンクを追加する」にチェックを入れます。
出力するPDFにWEBレポートへのリンクを追加することができます(下図参照)。

データスタジオ - PDFレポートにWEBレポートへのリンクを追加

PDFにパスワードを設定する

「レポートをパスワードで保護する」にチェックを入れます。
PDFにパスワードを設定し、特定のユーザーのみ閲覧可能なファイルにします。

【注意事項】レポートはデフォルト設定で出力される

PDFで出力されるレポートは、デフォルトの設定に戻されます。
つまり、閲覧者が期間設定やフィルタオプションなどで表示されるデータを変更していたとしても、デフォルトのデータに戻った状態でダウンロードされるので注意が必要です。
以下に公式の解説を引用します。

現在、PDF 形式でダウンロードした場合、レポートはデフォルト設定で保存されます。したがって、レポートの閲覧者がフィルタ オプション、期間設定、表の並べ替え方法、ページ設定に加えた変更は、デフォルト値に戻ります。

https://support.google.com/datastudio/answer/9125317?hl=ja

本記事のまとめ

今回はデータスタジオで作成したレポートを、PDF形式で出力しダウンロードする方法を解説しました。

これは筆者を含め、ユーザーに待ち望まれた新機能だと思います。
より使いやすくなったデータスタジオで、レポート作成の効率化を図りましょう。

・・・余談ですが、アナリティクスのようにPDFレポートをメールで自動配信する機能も欲しいものですね(2019年1月執筆現在は機能無し)。

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